Digitalizacja archiwum brzmi jak zadanie na weekend: skanujesz, wrzucasz, wyrzucasz papier. W praktyce większość firm kończy z folderem tysiąca plików o nazwach skan0001.pdf, w którym nie da się niczego znaleźć. To gorsze niż segregator, bo w segregatorze przynajmniej działały przekładki.

Zanim zaczniesz skanować

Trzy decyzje, które trzeba podjąć przed pierwszym dokumentem, bo późniejsza poprawka oznacza skanowanie od nowa:

• Co skanujesz. Nie wszystko. Dokumenty po okresie retencji nadają się do zniszczenia, a nie do digitalizacji. Zacznij od policzenia terminów zgodnie z tekstem Archiwizacja dokumentów firmowych.
• Jak nazwiesz pliki. Ustal wzorzec przed startem, na przykład 2024-03-15_faktura_ACME_FV-123.pdf. Zasady opisaliśmy w poradniku Jak uporządkować pliki w firmie.
• Co robisz z papierem. Część dokumentów wymaga zachowania oryginałów, więc digitalizacja jest dodatkiem, a nie zamiennikiem.

Parametry skanowania, które mają znaczenie

• 300 dpi dla zwykłych dokumentów tekstowych. To standard, przy którym OCR działa dobrze, a plik nie jest przesadnie duży. Poniżej 200 dpi rozpoznawanie tekstu zaczyna się mylić.
• 400 do 600 dpi dla dokumentów z drobnym drukiem, rysunków technicznych i dokumentów historycznych.
• Skala szarości dla większości papieru zamiast trybu czarno białego, bo tryb binarny gubi pieczątki i podpisy zrobione jasnym długopisem.
• Kolor tam, gdzie kolor niesie informację: pieczęcie, oznaczenia, zdjęcia.
• Skanowanie dwustronne włączone domyślnie, bo pusta strona kosztuje mniej niż powrót do segregatora po brakującą stronę.

OCR, czyli różnica między obrazkiem a dokumentem

Skan bez rozpoznawania tekstu to zdjęcie kartki. Nie znajdziesz go po numerze faktury ani po nazwisku, chyba że wpiszesz to wszystko ręcznie w nazwie. OCR dokłada niewidoczną warstwę tekstową, dzięki której dokument staje się przeszukiwalny.

Praktyczna rada: włącz OCR z językiem polskim już na skanerze albo w oprogramowaniu, przez które przepuszczasz pliki. Dorabianie tego później dla tysiąca dokumentów to osobny projekt. Zapisuj jako PDF z warstwą tekstową, nie jako JPG, bo JPG nie ma gdzie tej warstwy przechowywać.

Formaty i rozmiary

Dla archiwum długoterminowego sprawdza się PDF, najlepiej w wariancie przeznaczonym do archiwizacji, który osadza czcionki i nie zależy od zewnętrznych zasobów. Typowe rozmiary, na których można oprzeć planowanie:

• strona tekstu w skali szarości, 300 dpi: około 150 do 400 KB,
• strona w kolorze, 300 dpi: około 0,5 do 1,5 MB,
• segregator 500 kartek dwustronnych: zwykle 200 do 600 MB.

Firma z dwudziestoma segregatorami zmieści się więc w kilkunastu gigabajtach, co jest dobrą wiadomością dla budżetu.

Proces, który da się przeżyć

1. Podziel na partie po jednym segregatorze. Skanowanie całego archiwum naraz kończy się porzuceniem projektu w połowie.
2. Skanuj, nazywaj i wrzucaj tego samego dnia. Stos plików czekających na opisanie rośnie szybciej niż chęć do ich opisania.
3. Sprawdzaj wyrywkowo co dziesiąty dokument, czy jest kompletny i czytelny, zanim odłożysz papier.
4. Oznacz segregator jako zdigitalizowany i przenieś go do pudła z datą, po której można go zniszczyć.
5. Zrób kopię zapasową zanim cokolwiek zniszczysz, zgodnie z regułą 3-2-1.

Gdzie trzeba uważać

Nie każdy dokument wolno zniszczyć po zeskanowaniu. Dokumentacja pracownicza wymaga sformalizowanej zmiany postaci, o czym piszemy w tekście Dane osobowe pracowników w chmurze, a dokumentacja medyczna ma własne wymogi opisane w poradniku Elektroniczna dokumentacja medyczna. Osobną kategorią są dokumenty, w których liczy się oryginał, jak akty notarialne czy weksle.

Jak to działa w eDysko

W eDysko skan trafia od razu do właściwego folderu, także z telefonu, gdy dokument dostajesz poza biurem. Pliki są szyfrowane i replikowane, mają historię wersji i kosz z retencją, a dostęp do folderów kadrowych czy księgowych zawężasz do wybranych osób. Cały folder z archiwum pobierzesz jednym kliknięciem, gdy trzeba przekazać komplet audytorowi. Zobacz plany albo przetestuj 14 dni za darmo.

Najczęstsze pytania

Czy telefon wystarczy zamiast skanera?

Do pojedynczych dokumentów tak, bo aplikacje skanujące prostują kadr i poprawiają kontrast. Przy digitalizacji archiwum liczonego w tysiącach stron skaner z podajnikiem i dupleksem zwraca się w pierwszym tygodniu pracy.

Skanować wszystko w kolorze na wszelki wypadek?

Nie warto. Kolor zwiększa rozmiar kilkukrotnie, a dla zwykłego dokumentu tekstowego nie wnosi nic. Kolor rezerwuj dla dokumentów, w których barwa niesie treść.

Zlecić firmie zewnętrznej czy robić samemu?

Przy dużym archiwum firma zewnętrzna bywa tańsza niż czas pracowników. Pamiętaj tylko, że przekazanie dokumentów z danymi osobowymi wymaga umowy powierzenia przetwarzania, tak samo jak przy dostawcy chmury.