„Ile lat trzeba to trzymać?” — to pytanie wraca przy każdych porządkach w firmowych segregatorach i folderach. Odpowiedź brzmi: zależy od rodzaju dokumentu, a rozpiętość jest ogromna — od 2 lat dla drobnych reklamacji po 50 lat dla części akt pracowniczych. Poniżej zebraliśmy najważniejsze okresy w jednej tabeli i pokazujemy, jak zbudować archiwum elektroniczne, w którym niczego nie trzeba szukać po szufladach.

Okresy przechowywania — ściąga dla firmy

Podatki i księgowość

• Faktury, księgi podatkowe, ewidencje VAT — 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce: dokumenty za 2026 trzymasz do końca 2032 roku.
• Sprawozdania finansowe zatwierdzone — co najmniej 5 lat od początku roku następującego po zatwierdzeniu.
• Dokumenty amortyzacji — 5 lat liczone od roku, w którym zakończono odpisy, a nie od zakupu środka trwałego. Kupując maszynę amortyzowaną 10 lat, dokument zakupu przechowujesz łącznie kilkanaście lat.
• Dokumenty dotyczące straty podatkowej — 5 lat od roku, w którym stratę ostatecznie rozliczono. Rozliczanie straty wydłuża okres przechowywania całej dokumentacji tego roku.

Dokumentacja pracownicza

• Akta osobowe i dokumentacja płacowa — 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, dla zatrudnionych od 2019 r. Dla zatrudnionych wcześniej (bez raportów informacyjnych do ZUS) — nawet 50 lat.
• Dokumenty ZUS (deklaracje rozliczeniowe) — 5 lat.
• Ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe — razem z dokumentacją pracowniczą danego pracownika.

Umowy i pozostałe

• Umowy handlowe — minimum przez okres przedawnienia roszczeń (standardowo 6 lat dla roszczeń majątkowych, 3 lata dla związanych z działalnością gospodarczą), w praktyce dłużej, jeśli umowa ma skutki podatkowe.
• Dokumentacja gwarancyjna i reklamacyjna — do końca odpowiedzialności z tytułu rękojmi lub gwarancji.
• Dokumentacja RODO (zgody, rejestry czynności) — przez czas przetwarzania danych i okres niezbędny do wykazania zgodności.

Czy można trzymać tylko elektronicznie?

Tak — i to od dawna. Przepisy podatkowe dopuszczają archiwizację faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przez cały okres przechowywania. Skan papierowej faktury z zachowaniem tych warunków wystarczy — oryginału nie trzeba trzymać. Wraz z KSeF coraz większa część dokumentów w ogóle nie powstaje na papierze.

Warunek „integralności” w praktyce oznacza: dokument nie może dać się po cichu podmienić. Dlatego archiwum na wspólnym dysku sieciowym, gdzie każdy może nadpisać plik, to ryzyko — lepsze jest rozwiązanie z historią wersji i kontrolą uprawnień, w którym widać, kto i kiedy zmienił plik.

Struktura archiwum, która się nie rozjedzie

Największy wróg archiwum to „folder Nowy folder (2)”. Sprawdzona struktura dla małej firmy:

• Księgowość / 2026 / 01-Styczeń / Faktury-sprzedaż — podział rok → miesiąc → typ, bo tak samo liczy się okresy przechowywania,
• Kadry / Nazwisko-Imię / Umowy — osobno akta każdego pracownika,
• Umowy / Kontrahent / 2026-nazwa-umowy.pdf — data w nazwie pliku na początku, żeby sortowanie alfabetyczne było chronologiczne,
• Archiwum / do-usuniecia-2033 — dokumenty z policzonym końcem retencji trafiają do folderu z datą, po której można je bezpiecznie skasować.

Ten ostatni punkt to serce dobrej archiwizacji: okres przechowywania liczy się raz, przy odkładaniu dokumentu, a nie co roku przy porządkach. Więcej o tym, dlaczego kasowanie po terminie jest obowiązkiem, a nie opcją, piszemy w poradniku Dokumenty firmowe w chmurze a RODO.

Kto ma mieć dostęp do archiwum

Archiwum kadrowe nie powinno być widoczne dla całej firmy — dane o wynagrodzeniach i zwolnieniach lekarskich to dane szczególnie chronione. Podziel archiwum na strefy: księgowość widzi swoje, kadry swoje, zarząd — całość. Jak to zrobić w praktyce bez informatyka, pokazujemy w tekście Uprawnienia do plików w firmie.

Archiwum też potrzebuje kopii

Dokument, który musisz okazać za 8 lat, przez te 8 lat musi przetrwać awarię dysku, zalanie biura i ransomware. Archiwum obejmij tą samą regułą co dane robocze — backupem 3-2-1: kopia robocza, kopia lokalna, kopia poza firmą.

Jak to działa w eDysko

W eDysko archiwum budujesz z folderów z uprawnieniami per pracownik — kadrowa widzi Kadry, księgowa Księgowość, a serwisant tylko swoje protokoły. Każdy plik ma historię wersji (widać, czy dokument nie był podmieniony), usunięte pliki przechodzą przez kosz, a dane leżą w zaszyfrowanej chmurze z redundancją rozproszoną — czyli kopia „poza firmą” jest wbudowana. Przestrzeń dobierzesz do objętości archiwum w cenniku, a przez 14 dni przetestujesz całość za darmo.

Najczęstsze pytania

Czy po zeskanowaniu mogę wyrzucić papierowe faktury?

Co do zasady tak — przepisy dopuszczają przechowywanie faktur wyłącznie elektronicznie, jeśli zapewnisz autentyczność, integralność i czytelność przez cały okres retencji. Wyjątkiem są dokumenty, dla których odrębne przepisy wymagają oryginału (np. część dokumentacji celnej czy notarialnej). Przy dokumentach pracowniczych elektronizacja wymaga zachowania określonej procedury — skan musi być opatrzony podpisem lub pieczęcią elektroniczną.

Od kiedy liczyć 5 lat dla faktur?

Od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku — nie od daty wystawienia faktury. Faktura ze stycznia 2026 (VAT rozliczony w lutym 2026) jest przechowywana do końca 2031 roku. Najprościej: dokumenty z danego roku trzymasz przez 5 pełnych lat następnych.

Co pokazać przy kontroli, jeśli wszystko jest w chmurze?

Urząd może zażądać dostępu do dokumentów „bez zbędnej zwłoki” — forma elektroniczna jest akceptowana, a często wygodniejsza: wyszukujesz dokument po nazwie w sekundy zamiast wozić segregatory. Warto mieć możliwość szybkiego wyeksportowania kompletu za wskazany okres, np. pobrania całego folderu miesiąca jako ZIP.

Co z archiwum po zamknięciu firmy?

Obowiązek przechowywania nie znika z likwidacją — dokumenty podatkowe trzymasz do końca ich okresów, a o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej informujesz ZUS. Chmura bywa tu wygodniejsza niż piwnica: konto z samym archiwum kosztuje ułamek biura.