Reguła 3-2-1 ma trzydzieści lat i wciąż jest najprostszym testem, czy Twoje dane przetrwają awarię: trzy kopie danych, na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna poza siedzibą firmy. Brzmi jak temat dla korporacji, ale w małej firmie wdraża się ją w jedno popołudnie — o ile najpierw zrozumiemy, czym backup nie jest.

Czym backup NIE jest

RAID to nie kopia zapasowa

RAID chroni przed awarią dysku i tyle. Nie pomoże, gdy ktoś skasuje folder, gdy zaszyfruje Cię ransomware, gdy padnie kontroler i uszkodzi całą macierz albo gdy w serwerowni wybuchnie pożar. Usunięcie pliku natychmiast „replikuje się” na wszystkie dyski macierzy — to jest właśnie problem.

Synchronizacja to nie kopia zapasowa

Ten sam mechanizm dotyczy zwykłej synchronizacji: skasowanie po jednej stronie kasuje po drugiej. Synchronizacja bez historii wersji i bez kosza z retencją nie chroni przed najczęstszym scenariuszem, czyli błędem człowieka.

Trzy kopie w praktyce małej firmy

Najprostszy zestaw, który spełnia regułę i nie wymaga administratora:

• Kopia 1 — robocza. Pliki, na których pracujecie na co dzień, np. dysk w chmurze dostępny dla całego zespołu.
• Kopia 2 — inny nośnik. Dysk NAS w biurze albo zewnętrzny dysk USB, na który raz w tygodniu zgrywacie krytyczne katalogi (księgowość, umowy, projekty).
• Kopia 3 — poza firmą. Chmura w innej lokalizacji niż biuro. To ta kopia ratuje przy pożarze, zalaniu, kradzieży i ransomware.

Jeśli Twoje dane robocze są już w chmurze z redundancją rozproszoną, kopia 1 i 3 są rozdzielone „z automatu” — zostaje dorzucić drugi nośnik lokalny i pilnować, żeby ktoś raz na kwartał sprawdził, czy da się z niego odtworzyć plik.

Ile wstecz trzeba sięgać

Sama liczba kopii nie wystarczy — liczy się głębokość. Dobry punkt wyjścia dla firmy do 20 osób:

• wersje pliku z ostatnich 30 dni (błędy w dokumentach wychodzą zwykle w kilka dni),
• kopie tygodniowe z 3 miesięcy,
• kopia miesięczna z 12 miesięcy dla księgowości i kadr.

Uwaga na RODO: kopie też podlegają zasadom retencji, więc nie trzymaj „wszystkiego na zawsze”. Więcej w poradniku Dokumenty firmowe w chmurze a RODO.

Ransomware — dlaczego kopia musi być odcięta

Współczesne ataki najpierw szukają kopii zapasowych i dopiero potem szyfrują dane. Jeśli dysk z backupem jest podpięty przez cały czas i widoczny w sieci, zostanie zaszyfrowany razem z resztą. Dlatego:

• dysk USB podłączaj tylko na czas kopii,
• do chmury loguj się na koncie z 2FA i innym hasłem niż domenowe,
• korzystaj z rozwiązania, w którym historia wersji jest po stronie serwera — zaszyfrowany plik nadpisuje wersję bieżącą, ale poprzednie zostają nietknięte.

Test odtworzenia — jedyny miarodajny dowód

Backup, którego nikt nie odtwarzał, jest hipotezą, nie kopią. Raz na kwartał wybierz losowy plik sprzed miesiąca i odtwórz go „na czysto”. Zanotuj datę testu i czas odtworzenia — ta jedna kartka więcej mówi audytorowi o Twoim bezpieczeństwie niż deklaracje w polityce.

Ile miejsca zaplanować

Praktyczna reguła: policz obecną objętość danych, dodaj przyrost z ostatniego roku i pomnóż przez 1,5 — wersje plików też zajmują miejsce. Firma z 60 GB dokumentów i przyrostem 20 GB rocznie powinna planować ok. 120 GB, żeby nie wracać do tematu za pół roku. Aktualne progi znajdziesz w cenniku eDysko, a jeśli miejsce skończy się szybciej, przestrzeń rozszerzysz z poziomu konta bez zmiany planu i bez przerwy w pracy.

Jak to działa w eDysko

W eDysko dane leżą w modelu redundancji rozproszonej (odporniejszym niż RAID10), każdy plik ma historię wersji, a usunięte pliki trafiają do kosza z retencją, więc pomyłka pracownika nie kończy się utratą danych. To pokrywa kopię roboczą i kopię „poza firmą”. Drugi nośnik lokalny — dysk lub NAS — nadal warto mieć; razem daje to pełne 3-2-1 bez administratora na etacie.

Jeśli dopiero układasz pliki firmowe w jednym miejscu, zacznij od tekstu Migracja plików firmowych do chmury.