Wraz z wejściem obowiązkowego e-fakturowania pojawiło się przekonanie, że problem archiwizacji faktur rozwiązuje się sam, bo skoro dokumenty są w systemie państwowym, to nie trzeba ich trzymać u siebie. To prawda tylko w części, i to w mniejszej, niż się wydaje.

Co faktycznie robi KSeF

Krajowy System e-Faktur przyjmuje faktury ustrukturyzowane, nadaje im numer identyfikujący i przechowuje przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. W tym zakresie rzeczywiście zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązek przechowywania samych faktur ustrukturyzowanych i pilnowania ich integralności.

Kluczowe słowo to ustrukturyzowanych. Wszystko, co nie przeszło przez system w tej formie, pozostaje Twoim obowiązkiem.

Co zostaje po stronie firmy

Lista jest dłuższa, niż większość firm zakłada:

• Załączniki i dokumenty towarzyszące. Protokoły odbioru, specyfikacje, raporty z realizacji, korespondencja uzgadniająca zakres. To one rozstrzygają spory, a w systemie ich nie ma.
• Faktury spoza systemu. Dokumenty od kontrahentów zagranicznych, faktury objęte wyłączeniami oraz dokumenty wystawione w trybie awaryjnym.
• Paragony, rachunki i dokumenty kasowe, które nie są fakturami ustrukturyzowanymi.
• Dokumentacja pozostała. Umowy, aneksy, zamówienia, dokumenty magazynowe, listy przewozowe, dokumentacja kadrowa. Tego KSeF nie dotyczy w ogóle.
• Twoja własna kopia robocza. Praktyka pokazuje, że firmy i tak trzymają wizualizacje faktur w PDF, bo tak wygodniej pracować i szybciej odnaleźć dokument.

Okresy przechowywania nadal obowiązują

KSeF nie zmienia terminów wynikających z ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości dla pozostałej dokumentacji. Księgi i dokumenty związane z rozliczeniem podatku przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania, czyli zasadniczo pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności. Dokumentacja pracownicza to osobne, znacznie dłuższe terminy. Komplet zebraliśmy w tekście Archiwizacja dokumentów firmowych.

Dostępność przy kontroli

Organ może zażądać dokumentów bez zbędnej zwłoki. Powoływanie się na to, że faktury są w systemie, nie zwalnia z obowiązku przedstawienia pozostałej dokumentacji: umów, protokołów, dowodów wykonania usługi. Firma, która ma to rozproszone po skrzynkach mailowych pracowników, spędzi tydzień na kompletowaniu tego, co powinno zająć kwadrans.

Jak przygotować archiwum

1. Rozdziel dokumenty na te w systemie i te poza nim. Dla drugiej grupy potrzebujesz uporządkowanego miejsca z kopią zapasową.
2. Wprowadź folder na kontrahenta i miesiąc, z numerem faktury w nazwie pliku, żeby dokument towarzyszący dało się powiązać z fakturą w systemie.
3. Zadbaj o tryb awaryjny. Gdy system jest niedostępny, faktury wystawia się poza nim i przesyła później. Te dokumenty muszą mieć swoje miejsce od pierwszego dnia.
4. Ustal, kto ma dostęp. Księgowa zewnętrzna do folderu rozliczeń, handlowcy do swoich umów, zgodnie z zasadami z poradnika Uprawnienia do plików w firmie.
5. Zrób kopię zapasową i przetestuj odtworzenie, zgodnie z regułą 3-2-1.

Współpraca z biurem rachunkowym

E-fakturowanie zmienia obieg z biurem, ale nie likwiduje wymiany dokumentów. Biuro nadal potrzebuje umów, protokołów, wyciągów i dokumentów kosztowych spoza systemu. Jak ustawić ten obieg, żeby nie odbywał się mailem, opisaliśmy w tekście Chmura dla biura rachunkowego.

Jak to działa w eDysko

eDysko nie zastępuje KSeF ani programu księgowego. Jest miejscem na całą dokumentację, której system nie obejmuje: umowy, protokoły, dokumenty magazynowe, kadry i wizualizacje faktur. Foldery z uprawnieniami dla księgowości, historia wersji, kosz z retencją i szyfrowanie w infrastrukturze w Unii Europejskiej. Cały folder miesiąca pobierzesz jednym kliknięciem, gdy trzeba przekazać komplet. Zobacz plany albo przetestuj 14 dni za darmo.

Najczęstsze pytania

Czy muszę trzymać własne kopie faktur z systemu?

Nie ma takiego obowiązku dla faktur ustrukturyzowanych przechowywanych w systemie. W praktyce wiele firm i tak trzyma wizualizacje PDF dla wygody pracy, wysyłki do kontrahenta i szybkiego wglądu bez logowania do systemu.

Co po upływie 10 lat przechowywania w systemie?

Jeżeli dokumenty są Ci potrzebne dłużej, na przykład ze względu na długoterminowe rozliczenia lub spory, trzeba zadbać o własną kopię przed upływem tego okresu. To argument za tym, by nie opierać całego archiwum wyłącznie na systemie zewnętrznym.

Co gdy system jest niedostępny?

Przepisy przewidują tryb awaryjny i offline, w którym fakturę wystawia się poza systemem i przesyła w określonym terminie po przywróceniu dostępności. Warto mieć na to procedurę i miejsce na te dokumenty, zanim awaria wystąpi.