Zdanie „szyfrowanie AES 256 bit” pojawia się w ofercie każdego dostawcy chmury i praktycznie nic nie mówi. To trochę tak, jakby producent samochodu chwalił się, że pojazd ma hamulce. Pytanie brzmi nie czy szyfruje, tylko co, kiedy i kto trzyma klucze. Te trzy odpowiedzi rozstrzygają, jak bezpieczne są Twoje dokumenty.

Trzy momenty, w których dane mogą być szyfrowane

1. W tranzycie, czyli w drodze

Plik wędrujący z Twojego komputera na serwer przechodzi przez sieć operatora, punkty wymiany ruchu i infrastrukturę dostawcy. Szyfrowanie w tranzycie realizuje protokół TLS, ten sam, który widzisz jako kłódkę w przeglądarce. Bez niego ktoś podsłuchujący sieć, na przykład w publicznym wifi, zobaczyłby zawartość pliku. To absolutne minimum i dziś ma je każdy poważny dostawca.

2. W spoczynku, czyli na dyskach dostawcy

Plik leżący na serwerze jest zapisany na fizycznych dyskach. Szyfrowanie w spoczynku sprawia, że wymontowany dysk jest bezużyteczny bez klucza. Chroni przed kradzieżą sprzętu z serwerowni i przed odzyskaniem danych z dysków wycofanych z eksploatacji. Nie chroni natomiast przed kimś, kto ma dostęp do działającego systemu.

3. End to end, czyli klucz tylko u Ciebie

Tu plik jest szyfrowany na Twoim urządzeniu, zanim opuści komputer, a dostawca przechowuje wyłącznie nieczytelną paczkę bajtów. Brzmi najlepiej i w niektórych zastosowaniach jest najlepsze, ale ma realne koszty:

• utrata hasła oznacza utratę danych, bez możliwości odzyskania przez dostawcę,
• nie działa podgląd w przeglądarce, wyszukiwanie po treści ani edycja online,
• udostępnianie plików osobom z zewnątrz staje się skomplikowane.

Dlatego większość rozwiązań firmowych stosuje szyfrowanie w tranzycie i w spoczynku, a poufność buduje na kontroli dostępu. To świadomy kompromis, nie zaniedbanie.

Kto trzyma klucze, ten decyduje

Najważniejsze pytanie do dostawcy nie brzmi „czy szyfrujecie”, tylko „kto zarządza kluczami i kto może je użyć”. Warianty spotykane w praktyce:

• klucze po stronie dostawcy: wygodne, pozwala na wszystkie funkcje, wymaga zaufania i umowy powierzenia,
• klucze klienta: firma dostarcza własny klucz, dostawca go używa; spotykane w rozwiązaniach korporacyjnych,
• klucze wyłącznie u klienta: pełne end to end, z ograniczeniami opisanymi wyżej.

Czego szyfrowanie nie załatwia

To najczęstsze nieporozumienie. Szyfrowanie chroni dane przed osobami z zewnątrz. Nie chroni przed:

• przejęciem konta, bo atakujący loguje się jako Ty, a system odszyfrowuje mu pliki tak samo jak Tobie; dlatego kluczowe jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe,
• zbyt szerokimi uprawnieniami, gdy każdy pracownik widzi wszystko, o czym piszemy w tekście Uprawnienia do plików w firmie,
• ransomware, które szyfruje pliki po Twojej stronie; ratuje tu historia wersji i kopia zapasowa,
• przypadkowym wysłaniem linku nie tej osobie.

Lokalizacja serwerów i dostęp organów

Szyfrowanie to jedno, jurysdykcja to drugie. Dostawca podlegający prawu państwa spoza Unii może być zobowiązany do wydania danych, którymi dysponuje. Dla firm przetwarzających dane osobowe, a już szczególnie dane szczególnych kategorii, wybór dostawcy z infrastrukturą w Unii Europejskiej upraszcza całą analizę prawną. Kontekst RODO opisaliśmy w tekście Dokumenty firmowe w chmurze a RODO.

Pięć pytań do dostawcy

1. Czy dane są szyfrowane w tranzycie i w spoczynku? Jakim algorytmem?
2. Gdzie fizycznie znajdują się serwery i kopie zapasowe?
3. Kto ma dostęp do kluczy i czy jest to logowane?
4. Czy podpisujecie umowę powierzenia przetwarzania danych?
5. Co się dzieje z danymi po zakończeniu umowy i po jakim czasie znikają z kopii?

Dostawca, który nie potrafi odpowiedzieć na te pytania na piśmie, jest odpowiedzią sam w sobie.

Jak to działa w eDysko

W eDysko dane są szyfrowane w drodze i na dyskach, leżą w infrastrukturze na terenie Unii Europejskiej i są rozproszone między maszyny, co chroni jednocześnie przed awarią sprzętu. Do tego dochodzi kontrola dostępu per użytkownik, dwuskładnikowe logowanie, historia wersji i kosz z retencją, czyli warstwy, których samo szyfrowanie nie zastąpi. Zobacz plany albo przetestuj 14 dni za darmo.

Najczęstsze pytania

Czy chmura jest bezpieczniejsza niż dysk w biurze?

Zwykle tak, choć nie z powodu samego szyfrowania. Poważny dostawca ma redundancję, monitoring, aktualizacje i kopie w innej lokalizacji, czego pojedynczy serwer w szafie nie ma. Porównanie obu podejść zrobiliśmy w tekście NAS czy chmura dla firmy.

Czy warto dodatkowo pakować pliki z hasłem?

Przy pojedynczych, bardzo wrażliwych dokumentach wysyłanych na zewnątrz ma to sens jako druga warstwa. Jako codzienna praktyka nie, bo utrudnia pracę zespołu i kończy się hasłami zapisanymi obok pliku, co obniża bezpieczeństwo zamiast je podnosić.

Czy dostawca zna moje hasło?

Nie powinien. Poprawnie zbudowany system przechowuje wyłącznie wynik jednokierunkowego skrótu hasła, więc nawet administrator go nie odczyta. Może natomiast zresetować hasło, i to jest główna różnica względem szyfrowania end to end.