Narzędzia AI weszły do firm bez żadnego wdrożenia. Nikt ich nie kupował ani nie zatwierdzał, a mimo to pracownicy używają ich codziennie: do streszczenia umowy, przepisania oferty, wyciągnięcia danych z tabeli. Problem w tym, że wklejenie dokumentu do zewnętrznego narzędzia jest ujawnieniem go podmiotowi trzeciemu, ze wszystkimi konsekwencjami.

Gdzie leży realne ryzyko

Warto oddzielić panikę od faktów. Trzy realne obszary ryzyka:

• Ujawnienie danych osobowych. Wklejenie listy pracowników z wynagrodzeniami albo bazy klientów to powierzenie danych bez podstawy prawnej i bez umowy.
• Naruszenie tajemnicy. Umowa z klauzulą poufności, akta sprawy, dokumentacja medyczna, know how techniczne. Tu jedno wklejenie może naruszyć umowę albo tajemnicę zawodową.
• Wykorzystanie treści do trenowania modelu. Zależy od dostawcy i planu. W wersjach konsumenckich rozmowy bywają domyślnie wykorzystywane do doskonalenia usługi, w planach firmowych zwykle nie. To jest różnica, którą trzeba sprawdzić w umowie, a nie zakładać.

Osobno warto pamiętać o czymś prostszym: historia rozmów jest przechowywana na koncie użytkownika. Jeśli pracownik używa prywatnego konta, firmowe treści zostają na jego prywatnym koncie także po odejściu z pracy.

Prosty podział, który zrozumie każdy

Zamiast wielostronicowej polityki, która i tak nie zostanie przeczytana, wprowadź trzy kategorie:

• Zielone, wolno bez ograniczeń. Treści publiczne i ogólne: szkic wpisu na stronę, pomysły na nazwy, tłumaczenie tekstu marketingowego, pomoc w kodzie bez danych produkcyjnych.
• Żółte, wolno po anonimizacji. Dokument roboczy bez nazwisk, kwot i identyfikatorów. Zamiast wklejać umowę z danymi stron, wklejasz jej treść z podmienionymi nazwami.
• Czerwone, nigdy. Dane osobowe, dokumentacja medyczna, akta spraw, listy płac, dane logowania, dokumenty objęte klauzulą poufności i wszystko, czego nie wysłałbyś mailem do przypadkowej osoby.

Jedno zdanie na koniec instrukcji działa lepiej niż regulamin: jeśli wahasz się, czy to wkleić, to znaczy że nie.

Konto firmowe zamiast zakazu

Zakazywanie AI nie działa, bo narzędzia są zbyt użyteczne i pracownicy zaczną używać ich po cichu, na prywatnych kontach, czyli w wariancie najgorszym z możliwych. Skuteczniejsze jest udostępnienie wersji firmowej, w której umowa reguluje przetwarzanie i wyłącza wykorzystanie treści do trenowania, a konta należą do firmy i można je odebrać przy odejściu pracownika.

A co z narzędziami AI wbudowanymi w chmurę plików

Coraz więcej usług do przechowywania plików dodaje funkcje AI: wyszukiwanie po treści, streszczanie dokumentów, automatyczne tagowanie. To wygodne, ale pytanie brzmi tak samo jak przy czacie: czy treść Twoich plików opuszcza infrastrukturę dostawcy i czy jest używana do trenowania modeli. Warto mieć to na piśmie, tak samo jak informacje o szyfrowaniu, o których piszemy w tekście Szyfrowanie plików w chmurze.

Polityka AI na jedną stronę

Realistyczny dokument dla małej firmy zawiera pięć punktów:

1. lista narzędzi zaakceptowanych przez firmę i zakaz używania innych do pracy,
2. trzy kategorie danych opisane wyżej,
3. obowiązek korzystania z kont firmowych, nigdy prywatnych,
4. zasada weryfikacji: odpowiedź AI sprawdzasz przed wysłaniem klientowi,
5. osoba, do której zgłasza się wątpliwości i incydenty.

Przy okazji warto uporządkować dostęp do samych dokumentów, bo pracownik nie wklei do AI pliku, którego nie widzi. Zasadę minimalnych uprawnień opisaliśmy w poradniku Uprawnienia do plików w firmie, a szerszy kontekst prawny w tekście Dokumenty firmowe w chmurze a RODO.

Jak to działa w eDysko

W eDysko treść Twoich plików nie jest wykorzystywana do trenowania jakichkolwiek modeli. Dokumenty leżą zaszyfrowane w infrastrukturze w Unii Europejskiej, a dostęp do nich mają wyłącznie osoby, którym go nadasz. To dobry punkt wyjścia do polityki AI: dokumenty wrażliwe zostają w kontrolowanym miejscu, a do narzędzi zewnętrznych trafia tylko to, co świadomie tam wysyłasz. Zobacz plany albo przetestuj 14 dni za darmo.

Najczęstsze pytania

Czy usunięcie nazwiska wystarczy jako anonimizacja?

Często nie. Dane można powiązać z osobą także przez kombinację stanowiska, lokalizacji, dat i kwot. Przy dokumentach naprawdę wrażliwych bezpieczniej nie wysyłać ich wcale niż liczyć na skuteczność pobieżnej anonimizacji.

Czy modele uruchamiane lokalnie rozwiązują problem?

Pod względem wycieku na zewnątrz tak, bo dane nie opuszczają Twojej infrastruktury. Pojawiają się natomiast inne obowiązki: zabezpieczenie samego serwera, kontrola dostępu i utrzymanie. Dla małej firmy to zwykle nieopłacalne, ale dla podmiotów przetwarzających dane szczególnych kategorii bywa rozsądne.

Czy trzeba informować klienta, że korzystamy z AI?

Jeżeli przetwarzasz jego dane osobowe z użyciem narzędzia zewnętrznego, informacja o kategoriach odbiorców powinna znaleźć się w klauzuli informacyjnej. W wielu umowach o zachowaniu poufności znajdziesz też zapisy wymagające zgody na powierzenie danych podmiotom trzecim.