W warsztacie zdjęcie bywa warte więcej niż faktura. Klient odbiera auto i zauważa rysę na zderzaku, której, jego zdaniem, wcześniej nie było. Bez dokumentacji z przyjęcia dyskusja kończy się naprawą na koszt warsztatu albo utratą klienta. Z dokumentacją trwa pół minuty.

Dokumentacja przyjęcia, czyli tania polisa

Standard, który warto wprowadzić raz i trzymać się go bez wyjątków. Przy przyjęciu auta technik robi:

• cztery zdjęcia z narożników, obejmujące całą sylwetkę pojazdu,
• zbliżenia istniejących uszkodzeń, jeśli są,
• zdjęcie licznika ze stanem kilometrów,
• zdjęcie wnętrza, gdy auto zostaje na dłużej.

Sześć zdjęć, dwie minuty pracy. Trafiają do folderu zlecenia razem z numerem rejestracyjnym i datą, na przykład 2026-09-01_WX12345_przyjecie. Przy odbiorze powtarzasz zestaw w folderze wydanie i masz komplet dowodów na obie strony.

Struktura, która porządkuje warsztat

• Zlecenia / 2026 / 09 / WX12345_wymiana-rozrzadu jako folder pojedynczej naprawy,
• Pojazdy / WX12345 na historię wszystkich wizyt tego auta,
• Warsztat / Sprzet na przeglądy podnośników i wzorcowania,
• Warsztat / Ksiegowosc i Warsztat / Kadry.

Numer rejestracyjny w nazwie folderu pozwala odnaleźć całą historię pojazdu w kilka sekund, nawet gdy klient wraca po dwóch latach i twierdzi, że rozrząd był wymieniany u Was. Zasady nazewnictwa opisaliśmy w tekście Jak uporządkować pliki w firmie.

Rozliczenia z ubezpieczycielem

Naprawy powypadkowe wymagają dokumentacji fotograficznej w konkretnym zakresie, często kilkudziesięciu zdjęć na szkodę, plus zdjęcia części zamiennych i tabliczek znamionowych. To dziesiątki megabajtów, które trzeba przesłać do likwidatora. Wysyłka mailem odbija się od limitu skrzynki, a serwisy transferowe kasują pliki, zanim likwidator zdąży je pobrać. Prostszy jest link do folderu szkody, o czym piszemy w tekście Jak przesłać duże pliki klientowi.

Komunikacja z klientem w trakcie naprawy

Zdjęcie zużytej części wysłane klientowi w trakcie naprawy załatwia dwie rzeczy naraz: buduje zaufanie i zapobiega kwestionowaniu zakresu prac na etapie płatności. Wygodnie zrobić to linkiem do folderu naprawy, do którego zdjęcia dokładasz na bieżąco, zamiast wysyłać kolejne wiadomości. Zabezpieczenie takiego linku opisujemy w poradniku Bezpieczne udostępnianie plików klientom.

Dane klientów i RODO w warsztacie

Warsztat przetwarza dane właścicieli pojazdów, w tym numery VIN, adresy i dane z dowodów rejestracyjnych. Obowiązują zwykłe zasady: dostęp tylko dla osób, które go potrzebują, i usuwanie po ustaniu celu. Skany dowodów osobistych zbierane na wszelki wypadek to typowy błąd, który przy kontroli kosztuje. Kontekst rozpisaliśmy w tekście Dokumenty firmowe w chmurze a RODO.

Jak to działa w eDysko

W eDysko mechanik robi zdjęcia telefonem i wysyła je prosto do folderu zlecenia, bez przekładania przez komputer. Biuro widzi je natychmiast, a klient albo likwidator dostaje link do wybranego folderu. Pracownicy mają własne konta z uprawnieniami, całość jest szyfrowana i kopiowana, więc awaria komputera w biurze nie kasuje historii napraw. Sprawdź cennik albo wypróbuj 14 dni za darmo.

Najczęstsze pytania

Jak długo trzymać dokumentację naprawy?

Dokumenty rozliczeniowe podlegają pięcioletniemu okresowi podatkowemu, a dokumentacja techniczna naprawy powinna przetrwać co najmniej okres gwarancji na wykonaną usługę i zamontowane części. W praktyce wygodnie ustawić jeden termin dla całego folderu zlecenia, zgodnie z logiką z tekstu Archiwizacja dokumentów firmowych.

Ile miejsca zajmą zdjęcia?

Zdjęcie z telefonu to około 3 do 5 MB. Warsztat obsługujący 400 aut rocznie, robiący po 12 zdjęć na zlecenie, zużyje mniej więcej 20 GB w skali roku. To niewiele w porównaniu z wartością jednego wygranego sporu o rysę.

Mechanicy nie chcą używać aplikacji. Co zrobić?

Zredukuj to do jednej czynności: zrobić zdjęcia i wysłać do folderu zlecenia. Jeśli wymaga to logowania w trzech miejscach i wypełniania formularzy, nikt tego nie będzie robił. Prostota procedury decyduje o tym, czy dokumentacja powstanie.