Stomatologia ma problem, którego nie ma większość gabinetów: obrazowanie waży dużo. Pojedynczy pantomogram to kilkanaście megabajtów, tomografia stożkowa potrafi zająć kilkaset, a przy kilkuset pacjentach rocznie archiwum rośnie w tempie, którego dysk w rejestracji nie wytrzyma. Do tego dochodzą okresy przechowywania i ochrona danych o zdrowiu.

Ile trzeba przechowywać zdjęcia RTG

Tu jest istotny niuans, który wielu gabinetom umyka. Jeżeli zdjęcie stanowi część dokumentacji pacjenta, obowiązuje ogólna zasada 20 lat. Jeżeli natomiast zdjęcie rentgenowskie przechowywane jest poza dokumentacją pacjenta, okres wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym je wykonano. W praktyce najbezpieczniej trzymać obrazy powiązane z kartą pacjenta i stosować dłuższy termin, bo pomyłka w drugą stronę oznacza brak dokumentu, którego wymaga prawo.

Pełną ściągę okresów dla pozostałych dokumentów praktyki znajdziesz w tekście Chmura dla gabinetu lekarskiego.

Ile miejsca realnie potrzebujesz

Policzmy typowy gabinet z jednym aparatem pantomograficznym i radiografią wewnątrzustną:

• zdjęcie punktowe: około 1 do 3 MB,
• pantomogram: około 10 do 20 MB,
• tomografia CBCT: od 100 MB do ponad 500 MB na badanie,
• zdjęcia kliniczne aparatem lub telefonem: 3 do 8 MB każde.

Gabinet wykonujący 600 pantomogramów i 50 tomografii rocznie generuje mniej więcej 25 do 40 GB rocznie. Przy dziesięcioletniej retencji mówimy o kilkuset gigabajtach, i to bez kopii zapasowej. Dlatego planując przestrzeń, licz przyrost roczny razy okres przechowywania, a potem dodaj zapas.

DICOM i podgląd dla pacjenta

Aparaty produkują pliki DICOM, które otworzy dedykowana przeglądarka, ale niekoniecznie komputer pacjenta czy lekarza z innej placówki. Sprawdza się układ dwutorowy:

• oryginał w DICOM jako dokumentacja źródłowa, w folderze pacjenta,
• eksport w JPG lub PDF jako podgląd do szybkiego wglądu i do przekazania dalej.

Dzięki temu nie tracisz danych diagnostycznych, a jednocześnie możesz w sekundę pokazać pacjentowi zdjęcie na tablecie albo wysłać je do protetyka bez instalowania mu specjalnego programu.

Jak przekazywać zdjęcia pacjentom i współpracownikom

Najgorszy scenariusz to nagrywanie płyt CD i wysyłanie załączników mailem. Płyty nikt już nie odczyta, a mail z danymi o zdrowiu bez zabezpieczenia to problem przy RODO. Właściwa droga to link z hasłem i terminem ważności, opisany w poradniku Bezpieczne udostępnianie plików klientom. Przy dużych badaniach CBCT link wygrywa dodatkowo dlatego, że nie ma limitu rozmiaru załącznika.

Współpraca z technikiem i protetykiem

Laboratorium protetyczne potrzebuje skanów i zdjęć, ale nie potrzebuje dostępu do całej kartoteki. Sprawdza się osobny folder na zlecenie, udostępniony imiennie na czas realizacji, a po zakończeniu zamknięty. Zasada minimalnego dostępu w praktyce wygląda tak, jak opisujemy w tekście Uprawnienia do plików w firmie.

Awaria komputera w gabinecie

Jeżeli obrazy leżą na dysku stacji przy unicie, wystarczy jedna awaria, żeby stracić lata pracy. Nawet jeśli aparat zapisuje kopię lokalnie, potrzebujesz kopii poza gabinetem, zgodnie z regułą backupu 3-2-1. Chmura z redundancją rozproszoną daje tę kopię automatycznie, a historia wersji ratuje przed nadpisaniem opisu.

Jak to działa w eDysko

W eDysko zakładasz folder na pacjenta, wrzucasz do niego zdjęcia z komputera albo prosto z telefonu przez aplikację mobilną, a całość jest szyfrowana i replikowana. Pantomogram czy tomografię przekażesz protetykowi lub pacjentowi linkiem, opcjonalnie z hasłem i datą wygaśnięcia, bez ograniczeń rozmiaru. Personel dostaje uprawnienia dopasowane do roli. Sprawdź pojemności i ceny albo przetestuj 14 dni.

Najczęstsze pytania

Czy muszę jeszcze nagrywać płyty z badaniami?

Nie ma takiego obowiązku. Liczy się to, żeby pacjent otrzymał dokumentację w czytelnej formie. Link do pobrania jest wygodniejszy dla obu stron, a dodatkowo zostaje ślad, kiedy dokumentacja została wydana.

Czy chmura zastąpi oprogramowanie aparatu RTG?

Nie. Aparat i jego program nadal wykonują oraz opisują badania. Chmura jest miejscem, gdzie obrazy bezpiecznie leżą, są kopiowane i skąd wygodnie się je udostępnia.

Co przy słabym łączu w gabinecie?

Duże badania warto wysyłać w tle, na przykład po zakończeniu przyjęć. Bieżąca praca odbywa się na stacji przy aparacie, a chmura jest archiwum i kanałem wymiany, więc chwilowy brak internetu nie zatrzymuje gabinetu.