Większość firm nie przenosi się do chmury dlatego, że boi się samego przenoszenia plików. Kopiowanie to akurat najprostsza część — trudniejsze jest ustalenie, co przenosimy, jak to nazwiemy i kto ma do czego dostęp. Poniżej plan, który da się zrealizować w weekend w firmie do kilkunastu osób.

Krok 1. Inwentaryzacja (2 godziny)

Zanim cokolwiek skopiujesz, wypisz w tabeli:

• gdzie dziś leżą pliki (serwer, NAS, Dropbox, dyski laptopów, skrzynki mailowe),
• ile ważą i ile przybywa rocznie,
• które katalogi są aktywne, a które to archiwum,
• które zawierają dane osobowe (kadry, klienci, skany dokumentów).

Ostatnia kolumna przyda się później do dokumentacji RODO — zbieramy ją teraz, żeby nie robić tego dwa razy. Zestawienie objętości pozwoli też dobrać plan; progi znajdziesz w cenniku.

Krok 2. Struktura folderów (1 godzina)

Zasada: struktura ma odpowiadać temu, jak firma pracuje, a nie temu, kto jaki folder kiedyś założył. Sprawdzony układ dla małej firmy:

01_Klienci/         → folder na klienta, w środku projekty i umowy
02_Sprzedaz/        → oferty, cenniki, wzory
03_Ksiegowosc/      → per rok, potem miesiące
04_Kadry/           → dostęp tylko dla zarządu i kadr
05_Firma/           → dokumenty spółki, ubezpieczenia, sprzęt
06_Archiwum/        → zamknięte lata i projekty

Numeracja z przodu wymusza kolejność i pozwala dopisywać kategorie bez bałaganu. Dla plików roboczych umów jedną konwencję nazw, np. 2026-07-28_Klient_Umowa_v2.pdf — data z przodu sortuje się sama.

Krok 3. Uprawnienia zanim wgrasz dane

Najczęstszy błąd: najpierw kopiujemy 200 GB, potem próbujemy „posprzątać dostęp”. Zrób odwrotnie — załóż puste foldery i od razu ustaw uprawnienia:

• Kadry i wynagrodzenia — wyłącznie zarząd i kadrowa.
• Księgowość — księgowość + zarząd, reszta bez dostępu.
• Klienci — zespół obsługujący danego klienta.
• Archiwum — tylko odczyt, żeby nikt nie nadpisał zamkniętego roku.

To także wymóg zasady minimalnych uprawnień z RODO — szerzej w tekście Dokumenty firmowe w chmurze a RODO.

Krok 4. Przeniesienie danych (weekend)

1. Najpierw archiwum — duże, rzadko używane katalogi wgrywaj w piątek wieczorem. Nikt na nie nie czeka, a zajmą najwięcej czasu.
2. Potem dane aktywne — w sobotę, gdy nikt nie edytuje plików.
3. Na końcu różnice — w niedzielę skopiuj to, co zmieniło się w piątek i sobotę.
4. Stary zasób ustaw na tylko-odczyt zamiast od razu kasować. Zostaw go tak przez miesiąc — to Twoja siatka bezpieczeństwa.

Jeśli przenosisz się z dysków poszczególnych pracowników, poproś każdego o wskazanie „swojego” katalogu roboczego — inaczej za pół roku odkryjesz, że najnowsze wersje ofert leżały na czyimś pulpicie.

Krok 5. Pierwszy tydzień po starcie

• 15 minut wspólnego szkolenia: gdzie co leży, jak udostępniać, jak przywrócić wersję.
• Wyłącz dostęp do starego zasobu z zapisem — nie może powstać drugi obieg dokumentów.
• Włącz 2FA na wszystkich kontach.
• Ustal, kto nadaje dostępy nowym osobom i kto je odbiera przy odejściu.
• Zaplanuj kopię lokalną jako drugi nośnik — patrz Backup 3-2-1 w małej firmie.

Co z plikami dla klientów

Po migracji nie wracaj do wysyłania załączników — dokumenty dla klienta udostępniaj linkiem z hasłem prosto z folderu klienta. Dlaczego to bezpieczniejsze i jak to poukładać, opisujemy w poradniku Bezpieczne udostępnianie plików klientom.

Migracja do eDysko

W eDysko całe drzewo folderów wgrasz przeciągnięciem, uprawnienia nadasz na folderach dla użytkowników i grup, a każdy plik od razu dostaje historię wersji. Konta pracowników zakładasz i odbierasz z panelu, więc odejście osoby z firmy to jedna operacja. Instrukcje krok po kroku znajdziesz w pomocy, plany i limity użytkowników w cenniku, a jeśli po inwentaryzacji okaże się, że danych jest więcej niż zakładałeś — sprawdź rozszerzenie przestrzeni.