Biuro nieruchomości pracuje na dwóch rodzajach plików o zupełnie różnym charakterze. Z jednej strony ciężkie materiały marketingowe, czyli sesje zdjęciowe, wideo i wirtualne spacery. Z drugiej dokumenty o wysokiej wrażliwości: skany dowodów, akty notarialne, zaświadczenia o zadłużeniu, wyciągi z ksiąg wieczystych. Wrzucanie obu do jednego worka to prosta droga do wycieku.

Dwa obiegi, dwa poziomy zabezpieczeń

Sesja zdjęciowa ma być łatwo dostępna dla agenta, fotografa, grafika i portali ogłoszeniowych. Skan dowodu właściciela ma być dostępny dla dwóch osób w biurze i nikogo więcej. Dlatego rozdziel je na poziomie struktury folderów, nie tylko intencji:

• Oferty / 2026-114-Kwiatowa-3 / Zdjecia i ... / Opis jako materiały robocze biura,
• Oferty / 2026-114-Kwiatowa-3 / Dokumenty-poufne na skany właściciela, z dostępem ograniczonym do wskazanych osób,
• Biuro / Umowy-posrednictwa, Biuro / Ksiegowosc, Biuro / Kadry.

Numer oferty w nazwie folderu, ten sam co w systemie CRM, sprawia że materiały odnajduje każdy, nie tylko autor. Zasady nazewnictwa rozwinęliśmy w tekście Jak uporządkować pliki w firmie.

RODO w pośrednictwie, czyli o czym najczęściej się zapomina

Biuro przetwarza dane właścicieli i kupujących, często w bardzo szerokim zakresie. Trzy rzeczy, które wychodzą przy kontroli i przy skargach klientów:

• zbieranie skanów dowodów bez potrzeby, na wszelki wypadek; zamiast tego spisuj wyłącznie dane niezbędne do umowy,
• brak usuwania po zakończeniu transakcji, mimo że cel przetwarzania ustał,
• wysyłanie dokumentów mailem do notariusza czy banku bez zabezpieczenia.

Ostatni punkt rozwiązuje link z hasłem i terminem ważności, opisany w poradniku Bezpieczne udostępnianie plików klientom, a kwestię terminów usuwania w tekście Archiwizacja dokumentów firmowych.

Agenci, rotacja i dostęp do bazy

Rotacja agentów jest w tej branży wysoka, a razem z agentem potrafi odejść komplet materiałów z jego ofert. Dwie zasady ograniczają ryzyko:

• materiały powstają w folderze biura, nie na prywatnym dysku agenta,
• agent ma dostęp do swoich ofert, a nie do całej bazy biura.

W dniu rozstania blokujesz konto jednym ruchem, a oferty zostają. Procedurę opisaliśmy w tekście Uprawnienia do plików w firmie.

Przekazywanie materiałów klientom i portalom

Właściciel często prosi o komplet zdjęć, a home stager czy fotograf potrzebuje wrzucić kilka gigabajtów. Wysyłka mailem odpada, a serwisy transferowe kasują pliki po tygodniu. Udostępniony folder działa w obie strony: fotograf wrzuca sesję bezpośrednio do oferty, a właściciel pobiera wybrane zdjęcia albo całość jako paczkę. Porównanie metod znajdziesz w tekście Jak przesłać duże pliki klientowi.

Jak to działa w eDysko

W eDysko każdy agent ma własne konto i widzi wyłącznie przypisane mu oferty, a folder z dokumentami właściciela możesz zawęzić do dwóch osób. Fotografowi udostępniasz jeden folder z prawem dodawania plików, klientowi wysyłasz link z hasłem i terminem ważności. Wszystko jest szyfrowane, ma historię wersji i kosz z retencją. Zobacz cennik albo przetestuj 14 dni za darmo.

Najczęstsze pytania

Ile miejsca zajmuje jedna oferta?

Sesja zdjęciowa mieszkania w wysokiej rozdzielczości to zwykle 2 do 5 GB, a z materiałem wideo i spacerem wirtualnym nawet kilkanaście. Biuro z setką aktywnych ofert powinno planować kilkaset gigabajtów, plus archiwum ofert sprzedanych.

Jak długo trzymać materiały po sprzedaży?

Dokumenty związane z rozliczeniem prowizji podlegają terminom podatkowym, a umowy okresom przedawnienia roszczeń. Zdjęcia marketingowe można archiwizować krócej, natomiast skany dokumentów tożsamości powinny zniknąć najszybciej, bo ich cel przetwarzania kończy się z transakcją.

Czy chmura zastąpi system CRM biura?

Nie. CRM prowadzi oferty, kontakty i historię kontaktu z klientem. Chmura jest miejscem na ciężkie pliki i dokumenty, których CRM nie obsługuje albo obsługuje niewygodnie.